Organisatorischer Arbeitsvorschlag · Stand 11.10.2026
System und Objekt zusammen erfassen
Beginnen Sie mit einer Übersicht der tatsächlich genutzten Systeme. Ein Lieferantenportal, ein Objektordner und ein Abrechnungsprogramm können verschiedene Eigentümer, Verträge und zuständige Administratoren haben. Ordnen Sie jedem Eintrag das betroffene Objekt, die benötigte Aufgabe und den bisherigen Ansprechpartner zu. Unbekannte Konten bleiben als offene Frage sichtbar; eine vermutete Anmeldung wird nicht als übergeben markiert.
Das BSI beschreibt die Dokumentation und regelmäßige Prüfung von Berechtigungen. Der hier vorgeschlagene Übergabetest ist eine eigene organisatorische Anwendung. Er ersetzt weder eine Bevollmächtigung noch die Entscheidung des jeweiligen Systemverantwortlichen über einen neuen Zugang.
Die künftige Rolle vor dem Test klären
Legen Sie fest, welche Funktion die neue Verwaltung benötigt: Unterlagen lesen, einen Vorgang bearbeiten oder Systemeinstellungen verwalten. Ein vorhandenes Administratorkonto ist keine Begründung, diese Rolle automatisch weiterzugeben. Prüfen Sie außerdem, welche Objekte ein Zugang umfasst. Ein erfolgreicher Login wäre kein ausreichendes Ergebnis, wenn dadurch unbeteiligte Gebäude sichtbar werden.
Passwörter gehören nicht in die allgemeine Übergabeliste. Zugangseinrichtung und erforderliche persönliche Bestätigungen erfolgen über den vereinbarten sicheren Weg. Die Übersicht kann den zuständigen Administrator und den Bearbeitungsstand nennen, ohne geheime Anmeldedaten zu enthalten.
Eine erlaubte Aufgabe praktisch prüfen
Fiktives Beispiel: Für Haus Nord soll die neue Verwaltung einen freigegebenen Wartungsbericht lesen können. Sie meldet sich mit ihrer eigenen Kennung an, findet das richtige Objekt und öffnet genau diesen Bericht. Ein Test mit dem alten Konto hätte lediglich gezeigt, dass der bisherige Zugang noch funktioniert.
Dokumentieren Sie System, Testaufgabe, ausführende Rolle und Ergebnis. Ein fehlender Bericht kann auf eine falsche Objektzuordnung, fehlende Daten oder unzureichende Rechte hinweisen. Halten Sie die beobachtete Abweichung fest, statt ohne Prüfung eine technische Ursache zu behaupten.
Die alte Verantwortung kontrolliert beenden
Erst nach abgestimmter Übergabe wird geklärt, welche bisherigen Rechte entfallen sollen und wer dies technisch umsetzt. Prüfen Sie nötige laufende Aufgaben und Aufbewahrungsanforderungen gesondert. Eine Kontosperre darf nicht versehentlich den einzigen noch zuständigen Bearbeiter ausschließen.
Der Abschluss nennt funktionierende neue Zugänge und verbleibende Ausnahmen. Für jede Ausnahme braucht es eine zuständige Stelle und eine nächste konkrete Prüfung. So bleibt ein teilweise übergebenes System erkennbar, auch wenn die übrigen Portale bereits erfolgreich getestet wurden.
Diese Angaben gehören zum Vorgang
- System, Objekt und benötigte Aufgabe
- Zuständige Stelle für Einrichtung und Rechte
- Eigene neue Kennung ohne Geheimnisse in der Liste
- Erlaubte Testaufgabe und beobachtetes Ergebnis
- Abgestimmter Umgang mit bisherigen Rechten
Häufige Fragen zum konkreten Vorgang
Reicht die übergebene Portalliste?
Sie ist ein Ausgangspunkt. Ob die vereinbarte Aufgabe funktioniert, zeigt erst ein erlaubter Test mit der künftigen Kennung.
Muss jeder Zugang Administratorrechte haben?
Die benötigte Aufgabe bestimmt die freizugebende Rolle. Verwaltungsrechte werden nicht allein deshalb übernommen, weil sie vorher vorhanden waren.
Dürfen Passwörter in die Objektübersicht?
Die Übersicht führt Zuständigkeit und Status. Geheimnisse werden über den gesondert vereinbarten sicheren Weg behandelt.
Fachliche Grundlagen: BSI: Identitäts- und Berechtigungsmanagement, Edition 2023. Geprüft am 11.10.2026; Anwendung und Grenzen sind im Text erläutert.