Organisatorischer Arbeitsvorschlag · Stand 13.10.2026
Direktantwort
Prüfen Sie die vorgesehene Ausgabe am vollständigen Tabellenbestand. Ausgeblendete Zeilen können beim Drucken fehlen und in anderen Übernahmewegen dennoch enthalten sein. Sichtbare Auswahl und weitergegebene Daten sind eigene Prüfpunkte.
Den gewünschten Ausgabeumfang bestimmen
Benennen Sie Zweck, Empfänger und die benötigten Einheiten oder Kostenpositionen. Die Ansicht am Arbeitsplatz kann für eine interne Aufgabe eingeschränkt sein. Diese Einschränkung bedeutet nicht automatisch, dass sie auch dem freigegebenen Umfang einer Empfängerdatei entspricht.
Eine kurze Übersicht kann richtig sein, wenn ihr Umfang bewusst abgegrenzt ist. Für einen Vollständigkeitsabgleich wird dagegen die relevante Grundmenge benötigt. Halten Sie fest, welche der beiden Aufgaben die konkrete Ausgabe erfüllen soll.
Sollumfang
Benennen Sie Zweck, Empfänger und die benötigten Einheiten oder Kostenpositionen. Die Ansicht am Arbeitsplatz kann für eine interne Aufgabe eingeschränkt sein. Diese Einschränkung bedeutet nicht automatisch, dass sie auch dem freigegebenen Umfang einer Empfängerdatei entspricht.
Tabellenansicht
Prüfen Sie die tatsächlich verwendeten Zeilen, Spalten und Blätter. Der genannte Zusammenhang betrifft Calc; andere Anwendungen und Exportformate werden am eigenen Ergebnis geprüft. Eine allgemeine Annahme, dass alles Unsichtbare in jeder Ausgabe fehlt, wäre ebenso falsch wie die Annahme, dass es immer enthalten bleibt.
Ausgabedatei
Erzeugen Sie die freigegebene Ausgabe über den vorgesehenen Weg und öffnen Sie genau diese Datei beziehungsweise Druckansicht. Vergleichen Sie die enthaltenen Einheiten und Angaben mit dem vorab bestimmten Umfang. Eine passende Zeilenzahl allein ersetzt keine Zuordnung.
Prüfvermerk
Der Prüfvermerk nennt Quelltabelle, vorgesehenen Ausschnitt, Ausgabeweg und die tatsächlich enthaltenen Angaben. Ändern sich Filterung, Ausblendung oder Export, ist der betroffene Ausgabecheck zu wiederholen. Der frühere Vermerk vollständig gilt nur für den damaligen Umfang.
Ausblendung als eigene Eigenschaft prüfen
Der Calc-Leitfaden erläutert, dass ausgeblendete Elemente nicht sichtbar und nicht gedruckt werden. Er weist zugleich darauf hin, dass sie bei einer umfassenden Kopierauswahl enthalten sein können. Ausblenden ist daher kein verlässliches Entfernen vertraulicher Inhalte.
Prüfen Sie die tatsächlich verwendeten Zeilen, Spalten und Blätter. Der genannte Zusammenhang betrifft Calc; andere Anwendungen und Exportformate werden am eigenen Ergebnis geprüft. Eine allgemeine Annahme, dass alles Unsichtbare in jeder Ausgabe fehlt, wäre ebenso falsch wie die Annahme, dass es immer enthalten bleibt.
Die Empfängerdatei tatsächlich öffnen
Erzeugen Sie die freigegebene Ausgabe über den vorgesehenen Weg und öffnen Sie genau diese Datei beziehungsweise Druckansicht. Vergleichen Sie die enthaltenen Einheiten und Angaben mit dem vorab bestimmten Umfang. Eine passende Zeilenzahl allein ersetzt keine Zuordnung.
Beim Kopieren wird zusätzlich geprüft, ob nicht benötigte verborgene Inhalte mit übernommen wurden. Eine bloße Sichtprüfung des Ausgangsblatts beantwortet das nicht. Offene Datenschutz- oder Umfangsfragen werden vor der betroffenen Weitergabe an die zuständige Stelle gegeben.
Umfang und Stand dokumentieren
Der Prüfvermerk nennt Quelltabelle, vorgesehenen Ausschnitt, Ausgabeweg und die tatsächlich enthaltenen Angaben. Ändern sich Filterung, Ausblendung oder Export, ist der betroffene Ausgabecheck zu wiederholen. Der frühere Vermerk vollständig gilt nur für den damaligen Umfang.
Die Mietverwaltung verbindet diesen Check mit dem konkreten Listen- oder Abrechnungsvorgang. Inhaltliche Richtigkeit und erlaubte Weitergabe bleiben zusätzliche Entscheidungen. Der Nachweis enthält keine unnötige zweite Personenliste, wenn der geschützte Dateiverweis und die überprüften Merkmale ausreichen.
Diese Angaben gehören zum Vorgang
- Grundmenge und vorgesehenen Ausschnitt bestimmen
- Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Blätter prüfen
- Tatsächliche Ausgabe auf fehlende oder zusätzliche Inhalte lesen
- Geprüften Umfang mit Quelle und Ausgabeweg festhalten
Häufige Fragen zum konkreten Vorgang
Sind ausgeblendete Daten gelöscht?
Nein. Ausblenden verändert die Ansicht; Inhalte können weiterhin in der Tabelle vorhanden sein.
Enthält jede Kopie nur sichtbare Zellen?
Das wird nicht angenommen. In Calc können umfassende Auswahlbereiche auch verborgene Elemente mitkopieren.
Muss jede Übersicht alle Zeilen zeigen?
Der richtige Umfang folgt ihrem Zweck. Ein bewusst begrenzter Ausschnitt wird als solcher benannt und gegen die Erwartung geprüft.
Fachliche Grundlagen: LibreOffice Calc Guide: Hiding and showing data. Geprüft am 13.10.2026; Anwendung und Grenzen sind im Text erläutert.